La problématique de la communication au sein de l’entreprise et les débats autour des outils les plus adaptés pour la soutenir sont des sujets structurants. Chez SFEIR, c’est un point crucial, qu’il fallait absolument gérer intelligemment. Avec des équipes réparties sur différents sites, il est impératif de maintenir le lien entre les Sfeiriens. Partage de compétences, des dernières infos, mais aussi détente et le tout sans ouvrir un email : découvrez les usages et avantages de Workplace par Facebook chez SFEIR.
SFEIR est confrontée à plusieurs obstacles pour construire et nourrir sa culture d’entreprise : la société est répartie sur 6 agences géographiquement éloignées, et de nombreux Sfeiriens travaillent directement chez les clients ou de chez eux. Dans ces conditions, maintenir un contact permanent entre les équipes réparties sur une centaine de sites est compliqué, voire impossible sans des outils modernes. Pour résoudre cette problématique, nous avons décidé en 2017 d'utiliser Workplace, un produit Facebook. Avec la place prépondérante de ce réseau social sur le marché (sans oublier Messenger), un outil comme Workplace dispose d’un avantage colossal : il est facile d’accès pour tous les salariés. Ce service est prévu pour minimiser les frictions à chaque étape, depuis l’inscription jusqu’à la création de contenu. Tous les Sfeiriens sont capables d’utiliser ce service en quelques minutes, sans la moindre formation. La société se retrouve alors avec son réseau social privé, disposant de fonctionnalités avancées pour partager tout type de contenu.
À chacun son groupe
Chaque nouveau salarié peut dès son inscription choisir des groupes en rapport avec ses centres d’intérêt, professionnels et loisirs. Chez SFEIR, les groupes techniques “Data”, “Front” ou “Cloud” cohabitent avec des choses plus légères comme “Magie”, “Musique” ou encore “Football”. Même si certains sont certainement loin de considérer le groupe football comme léger vu l’importance du ballon rond dans leur vie ! Plus sérieusement, l’utilisation d’un outil comme Workplace permet une communication fluide entre les équipes, avec un taux d’engagement fort et élimine au passage des milliers d’emails qui sont parfois trop bien rangés dès leur arrivée pour être lus...
Concrètement, un(e) Sfeirien(ne) de Paris, spécialisé(e) Cloud par exemple, peut poser une question à tous ses collègues via un outil simple, et bénéficier en quelques heures de l’intelligence collective. Les échanges sont archivés et permettent à chacun de les retrouver dans le futur. Tout ceci se fait sans déranger les personnes non concernées. Grâce à cette simplicité, tous les acteurs de SFEIR sont impliqués dans la communication de l’entreprise : les équipes techniques bien sûr mais aussi les sales, la DAF, le recrutement et le marketing. Tenir au courant l’ensemble des salariés des activités de la société n’a jamais été aussi simple, et tout le monde peut très simplement partager les articles, vidéos et documents qui semblent pertinents, dans les groupes appropriés. Beaucoup de Sfeiriens privilégient désormais Workplace comme source de veille principale.
Les sources partagées en interne sont super intéressantes. Chaque groupe devient un véritable outil de curation pointue et pertinente.
Jean François Garreau - Directeur Engineering SFEIR Nantes
Éviter l’overdose d’outils
Le but est de réussir à fédérer toutes les équipes autour du même service. C’est indispensable pour s’assurer que tous disposent des mêmes informations. L’avantage de Workplace c’est que l’onboarding est tellement simple, tellement familier, que chacun trouve ses marques rapidement. La prise en main intuitive permet de fédérer l'ensemble des salariés et évite ainsi le risque de fragmentation de l'entreprise. Workplace est aussi un outil polyvalent qui répond à notre vision : un hub unique pour tous nos besoins internes. Atout de taille, Workplace est aussi une application mobile native et propose une deuxième application de messagerie (Workplace Chat) qui permettent de s'adapter à tous les usages et d'être accessible partout. Avec à une API ouverte qui facilite les connexions entre Workplace Chat et d’autres services SaaS, nous pouvons construire workflow après workflow, l’outil de communication idéal.
Organisation sans faille
L’autre atout de Workplace pour une société comme SFEIR, c’est sa gestion des évènements. Calquée sur les fonctionnalités de Facebook, on retrouve la même granularité qui permet de créer très facilement des évènements spécifiques, en invitant les personnes concernées en quelques clics. De la soirée de début d'année aux meetups internes, tout s’organise avec la même facilité.
Cette facilité de communication qui a fait le succès de Facebook se retrouve donc dans Workplace, qui permet une rapidité, une spontanéité de dialogue au sein de l’entreprise tout simplement impossible avec les emails. Pouvoir directement solliciter de l’aide, en nommant quelqu’un dans un commentaire par exemple, est le genre de fonction qui fait rapidement gagner un temps colossal. Finalement, la seule formation à donner pour ce genre d’outil, c’est d’apprendre à gérer intelligemment ses notifications, comme pour ses mails ou réseaux sociaux privés. À vous de choisir vos pauses pour consulter vos messages !
Pour conclure, SFEIR a trouvé l'outil idéal pour assurer la communication horizontale de l'entreprise. Workplace remplit parfaitement ce rôle. A tel point qu’il est devenu un media indispensable de la communauté des Sfeiriens.
